Nouvelles du congrès 2017

Les premières expériences professionnelles en archivistique sont souvent effectuées dans un organisme public ou privé, que ce soit par le passage obligé du stage ou non. Nous avons souvent l’opportunité d’avoir un supérieur qui encadre nos premiers pas dans la profession, se traduisant souvent par des opérations en lien avec la classification et la description des archives. Qu’en est-il de projets s’inscrivant à l’extérieur de ce continuum professionnel ?

À la fin de l’année 2016, on m’a contacté, par le biais de l’EBSI, afin d’aider Lise Watier à préparer un don pour les archives de Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Pour un archiviste, les acquisitions sont des projets rarement effectués en dehors d’un cadre institutionnel. Me retrouvant dans ladite situation, j’ai rapidement saisi le caractère inédit de ce projet et j’ai donc accepté de me lancer dans l’aventure. Comment préparer une donation d’archives privées ? Quelles mesures faut-il prendre ? Que faut-il documenter ?

Défis, opportunités et questionnements ont parsemé mon parcours dans cette expérience enrichissante sur le plan professionnel et personnel. Je vous partagerai mes impressions sur les qualités requises et la méthodologique que j’ai entreprises afin de mener à bien le projet de donation de madame Lise Watier, femmes d’affaires ayant marqué le Québec du 20e siècle.

Je propose une communication sur mon expérience à titre d’archiviste, mais à l’extérieur des mécanismes conventionnels : préparer un don d’archives privées à la destination de Bibliothèque et Archives nationales du Québec pour Lise Watier.

Le service de pré archivage et de la gestion des savoirs du ministère du plan du Bénin a été créé en 1999. Les activités réalisées ont conduit à la production de documents par le service qui malheureusement sont mal gérés. Cette situation est due à certaines difficultés qui appellent des solutions.

Avant de présenter ces difficultés et solutions, il convient de vous présenter ce service.

1. Attributions du service de pré archivage et quelques activités exécutées

Le service de pré archivage assure la conservation et le classement des actes du Ministère et gère les dossiers sortis du classement courant (Article 14 de l’arrêté année 2013 n° 079/MDAEP/DC/SGM/SA du 24 juin 2013 portant attributions, organisation et fonctionnement de la Direction de l’informatique et du pré archivage du MPD).

Comme activités phares réalisées, je peux citer la réalisation de l’étude pour la mise en place d’un système performant de pré archivage, l’organisation des archives de tout le ministère, les activités courantes comme la collecte, le tri et le traitement des archives des structures. Le service produit des documents qui constituent un fonds de 50 mètres linéaires. Bien qu’en quantité infime, ce fonds est mal conservé.

2. Causes de la mauvaise gestion des archives du SPGS et approches de solutions

Elles ont pour nom : inexistence d’outils de gestion archivistique, insuffisance de ressources humaines, matérielles et financières et absence d’un système d’informatisation du service.

Comme solutions, je suggère de doter le service des archives d’outils de gestion (calendrier de conservation, tableau de classification, bordereaux de transfert et de versement, manuels de procédures, etc.), de renforcer le personnel en quantité et en qualité, de mettre à la disposition du service un local approprié, d’accroître les ressources financières et matérielles, d’informatiser les procédures et mettre en place une connexion internet haut débit.

Les archives du service de pré archivage ne font pas l’objet d’une attention requise alors que ce dernier à l’endroit des autres structures en vue de la conservation des documents. Des propositions ont été proposées en vue de la mise en place d’un meilleur système de conservation de sa mémoire et donc du ministère tout entier.

Dans le cadre d’une analyse diplomatique des documents législatifs québécois, nous avons étudié le processus législatif de l’Assemblée nationale du Québec et le processus de publication des documents législatifs, dans le but d’établir la typologie des principaux documents puis d’en relever les contextes de création, les autorités responsables, les conditions de validité et les règles de conservation.

Dans cette communication, nous verrons comment la modélisation des processus d’affaires fut un précieux outil pour structurer notre méthodologie d’analyse, puis nous ferons un bref survol des résultats.

L’ADN (acide désoxyribonucléique) est une molécule présente dans les cellules de tous les êtres vivants. Il est composé d’une succession d’éléments appelés nucléotides, lesquels sont constitués d’un sucre, d’un groupe phosphate et d’une base chimique (adénine, cytosine, guanine ou thymine). Les nucléotides sont agencés en deux brins qui s’apparient l’un à l’autre par leurs bases ; c’est cette structure en échelle torsadée qui donne à l’ADN sa forme si particulière. L’ordre des nucléotides dans la molécule d’ADN constitue un « code » permettant de former un organisme et d’assurer son fonctionnement, et cette information est transmise par l’organisme à ses descendants. On peut donc concevoir l’ADN comme un support sur lequel est consignée l’information génétique.

La molécule d’ADN peut être considérée comme une sorte de « langage », l’information qu’elle contient devant être décodée par la cellule pour la synthèse des protéines dont elle a besoin. Cette observation a sans doute mené certains chercheurs à envisager d’utiliser l’ADN pour y consigner de l’information autre que génétique. À cette fin, diverses méthodes ont été développées et mises à l’essai au cours des 20 dernières années. Elles reposent essentiellement sur la transposition de l’information en données qui peuvent être codées et consignées sur un segment d’ADN. Ces méthodes sont actuellement limitées par la technologie et les coûts liés à la synthèse de l’ADN. Mais, chose certaine, l’ADN offre la possibilité d’archiver de l’information à une échelle et sur des durées qui surpassent n’importe quel support physique jusqu’ici inventé par l’humain.